Comment bien choisir son système d’encaissement ?

Le système d’encaissement est au cœur de l’activité de chaque commerçant, que vous ayez un point de vente physique ou une boutique en ligne.

Un système d’encaissement efficace vous aide bien entendu à encaisser vos clients, mais il peut vous apporter bien plus. Aujourd’hui, ils vous assistent dans votre gestion des stocks, votre comptabilité, ils gèrent même parfois votre communication avec l’envoi de SMS commerciaux et ils vous aident avec la fidélisation de vos clients.

Mais devant l’abondance de ces propositions, comment bien choisir son système d’encaissement ?
Quels logiciels de gestion accompagnent ces solutions de paiement ?

Pour mieux vous aiguiller dans votre choix, nous vous proposons une sélection d’outils adaptés à votre activité.

Comprendre ce qu’est un système d’encaissement

Un système d’encaissement se compose de tous les éléments du TPV, le Terminal de Point de Vente, qui vont être mis en place pour vous permettre d’encaisser votre client.

Ainsi, il pourra comporter des éléments tels que :

  • une caisse (enregistreuse ou tactile) ;
  • une douchette ;
  • un terminal PC – caisse ;
  • un logiciel de gestion adapté ;
  • ou encore divers éléments accessoires (TPE, tiroirs, etc.).

Tous ces éléments forment ensemble votre système d’encaissement.

AS Informatique - Un logiciel de gestion est-il indispensable ?

Ai-je vraiment besoin d’un logiciel de gestion ?

Nous venons de le voir, les systèmes d’encaissement aujourd’hui sont très complets, et la plupart de nos solutions comprennent des logiciels de gestion tels que Lineo Soft ou Retail.

Voici des exemples des nombreux avantages que vous apportent ces logiciels :

  • gestion de compte client ;
  • gestion des stocks ;
  • commande automatique auprès de vos fournisseurs lorsque vos stocks diminuent ;
  • envoi de SMS ou e-mails commerciaux et promotionnels ;
  • certification LNE…
Ce dernier point, le certificat LNE, n’est pas anodin.

Depuis janvier 2018, les détenteurs de systèmes d’encaissement doivent justifier de données inaltérées, sécurisées, conservées et archivées pour satisfaire à un éventuel contrôle de l’administration fiscale.

Le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais) délivre ainsi des certifications de respect de cette loi de finances.

Avoir un logiciel de gestion certifiée vous permet ainsi d’être en règle dès le départ.

Comment bien choisir son système d’encaissement ?

Choisir son système d’encaissement peut sembler ardu face aux nombreux choix qui s’offrent à vous.

Voici notre façon de procéder lorsque vous souhaitez installer un nouveau système pour votre commerce.

Étape 1 - L’analyse de vos besoins

Dans un premier temps, nous analysons ensemble vos besoins. Nous recueillons des informations sur votre commerce : vos produits, votre fréquentation, votre gestion des stocks actuelle, la présence d’une boutique en ligne éventuelle, votre besoin de pouvoir peser du vrac, etc.

Nous prenons en compte tous les paramètres qui définissent votre activité afin de vous proposer la solution la plus réaliste.

Étape 2 - Notre proposition

En fonction de cet entretien préliminaire, nous proposons donc une solution adaptée, non pas à votre activité, mais à vous. Car parfois, même dans des commerces similaires, les gestions sont très différentes. Nous vous proposons donc un système d’encaissement qui corresponde non seulement à vos besoins, mais aussi à votre utilisation réelle.

Un commerce de textile a besoin de pouvoir intégrer des informations telles que la taille, les matières ou les coloris disponibles.

Un restaurateur doit pouvoir gérer plusieurs tables à la fois, par exemple.

Enfin, une discothèque appréciera peut-être d’avoir un système d’encaissement imperméable en cas d’accident, ou un système directement connecté à son distributeur de boissons.

Étape 3 - L’installation

Si la solution que nous proposons vous convient, nous procédons alors à l’installation sur site. Nous vous aidons à paramétrer votre système et nous sommes disponibles pour répondre à toutes vos interrogations durant ce laps de temps.

L’interface back office vous permettra de renseigner toutes les informations qui vous seront utiles par la suite. Cette étape peut vous sembler fastidieuse, mais elle n’est à effectuer qu’une seule fois. Cela vous permettra de gérer facilement tous vos stocks, voire même de commander directement auprès de vos fournisseurs en cas d’alertes de stock faibles (selon vos paramétrages).

Étape 4 - Le suivi

Une fois votre système installé et paramétré, vous allez enfin pouvoir (re)démarrer votre activité.

Mais, et si votre système d’encaissement rencontre une erreur ? Si vous vous retrouvez face à une situation inédite ?

Pas d’inquiétude à avoir, notre équipe répond toujours présente pour vous dépanner en cas de problèmes. Nous assurons le suivi de votre installation, et nous restons joignables à chaque instant.

ASI, votre interlocuteur à Vannes

Vous l’aurez compris, choisir le bon système d’encaissement ne s’improvise pas. Chez AS Informatique à Vannes, nous sommes à même de vous aider à faire le bon choix. Nous avons eu la chance d’accompagner de nombreux artisans et commerçants, nous bénéficions ainsi d’une solide expérience du terrain.

Prenez contact avec nous dès aujourd’hui !